PGGM beheert nu de pensioenen van 5,6 miljoen Nederlanders. De organisatie uit Zeist, met pensioenfonds Zorg en Welzijn (PFZW) als grootste klant, behoort daarmee tot één van ’s lands grootste pensioenuitvoerders.
Henk Heideman is directeur IT-pensioenbeheer bij PGGM en verantwoordelijk voor het aansturen van zo’n 25 teams. De teams beheren een omvangrijk IT-landschap dat bestaat uit een administratie-applicatie, een klanteninteractiedomein en het automatiseren en optimaliseren van dataprocessen en alle bijbehorende rapportages.
‘We hebben heel veel zelf ontwikkeld en blijven dat ook onverminderd doen’, vertelt Henk. ‘Dat maakt werken bij PGGM voor IT-professionals vanzelfsprekend erg aantrekkelijk. Met name voor mensen die houden van een complexe IT- omgeving en een DevOps Agile manier van werken.’
Toekomstvast systeem
Complex was ook NPS-MAP, een project dat in 2021 van start ging en waarvoor ook medewerkers van Quintor werden ingehuurd. NPS-MAP ontstond uit een samenwerking tussen PGGM en MN, een andere pensioenuitvoerder, op het gebied van IT-systemen voor de pensioenadministratie.
‘Met het oog op een vernieuwingsprogramma had MN behoefte aan een vernieuwde backoffice voor de basisadministratie’, verduidelijkt Joke Huizinga, bij PGGM werkzaam als programmamanager NPS-MAP. ‘Binnen de eigen organisatie bleek dat lastig te realiseren. PGGM beschikte daarentegen al over een toekomstvast systeem, met de naam MAP, dat geschikt was om gereed te worden gemaakt voor de nieuwe pensioenregeling. MN heeft ons daarom gevraagd of ook zij daar gebruik van mochten maken.’
Grootste IT-transitie
Dus kwam er een gezamenlijk programma, waarin MN de portalen en de rekenmodule voor haar rekening nam. PGGM zou zich dan gaan richten op het aanpassen van de backend applicaties op de regelingen van Pensioenfonds Metaal en Techniek (PMT) en Bedrijfspensioenfonds Koopvaardij (Bpf Koopvaardij), de fondsen waar MN destijds de administratie voor uitvoerde. Tegelijkertijd moesten 1,4 miljoen PMT- en Bpf Koopvaardijpensioenen worden overgezet naar het MAP-systeem van PGGM, de grootste IT-transitie in de pensioensector in jaren.
Werkgeversteam
In totaal waren er acht Quintorianen bij NSP-MAP betrokken, drie aan de kant van PGGM en vijf bij MN. Maar wat werd er nu concreet van ze verwacht? ‘Ik had gedurende het project twee teams van PGGM onder mijn hoede’, begint Joke haar uitleg. ‘Een werkgeversteam en een deelnemersteam. Bij ons zaten de mensen van Quintor in een projectteam aan de werkgeverskant. Samen met de lead engineer en ons eigen team moesten ze ervoor zorgen dat daar de gewenste aanpassingen in de verschillende applicaties foutloos werden doorgevoerd.’
De livegang van de pensioenadministratie MAP en de migratie moesten per 1 januari 2024 gereed zijn. Een flinke klus, vooral ook omdat het project de werkzaamheden voor bijvoorbeeld PFZW niet in de weg mocht zitten. ‘Vandaar dat we hebben besloten om naast de eigen Pensioenbeheer IT-teams een projectteam met externen neer te zetten’, zegt Henk. ‘Het betreffende IT-team dacht mee met de oplossingen voor de gevraagde aanpassingen, het projectteam deed de uitvoering en het eigen team deed vervolgens de acceptatie. Op die manier kun je snel schakelen, waardoor het andere werk van PGGM soepel kon doorlopen.’
(tekst gaat verder onder de foto)
'Ze willen doorpakken, zijn zelfstandig en hebben bovenal snel grip op de materie.’
Continu switchen
Natuurlijk, je kunt ook twaalf applicaties tegelijk aanpassen. PGGM koos er echter bewust voor om het per applicatie te doen. Simpelweg om, zoals gezegd, de teams van Henk Heideman minimaal te belasten. Dus eerst zo veel mogelijk de basisadministratie, daarna de toekenning en facturatie en als laatste de onderdelen pensioenoverzicht en waardeoverdracht.
‘Dat betekent dat je als projectteam voortdurend aan het switchen bent’, onderstreept Joke. ‘Met andere woorden: je moet in staat zijn om meteen te snappen wat een applicatie doet en wat functioneel nodig is. Dat kun je de Quintorianen wel toevertrouwen. Ze willen doorpakken, zijn zelfstandig en hebben bovenal snel grip op de materie. En ja, dat helpt enorm wanneer je een dergelijk ingewikkeld en omvangrijk project hebt te doen.’
Vertrouwen
Een belangrijke uitdaging was logischerwijs de samenwerking tussen PGGM en MN. Alles wat er op de portalen te zien is, moet tenslotte wel worden ontsloten vanuit de backend. Een continu proces van met elkaar in gesprek zijn en ervoor zorgen dat MN met onderdelen klaar is als PGGM die nodig heeft, en andersom. Dat vraagt veel van een projectorganisatie, uiteraard.
‘Joke heeft ook daarin een cruciale rol gespeeld’, stelt Henk. ‘Ze was scherp op de inhoud en bezocht veelvuldig het kantoor van MN in Den Haag. Als er iets mis dreigde te gaan werd het direct opgepakt. Daardoor heerste bij alle betrokkenen het vertrouwen dat het project ook daadwerkelijk ging slagen. Natuurlijk zijn we onderweg tegen allerlei hindermissen aangelopen, maar die hebben we steeds weer samen opgelost. Samen was, kortom, het toverwoord.’
Rimpelloos
Kort gezegd: de operatie is geslaagd en nagenoeg rimpelloos verlopen. In januari 2024 was de klus geklaard. Joke noemt een dedicated projectteam als één van de voornaamste succesfactoren. ‘En het feit dat we heel flexibel en duidelijk waren’, vult ze aan. ‘Niet alleen het einddoel, maar ook de subdoelen, de zogeheten mijlpalen, waren telkens voor iedereen glashelder. Daardoor konden zaken tijdig worden gesignaleerd en keuzes worden gemaakt. Een manier van werken die de Quintorianen zichtbaar heel goed past. Ze hebben ons gewoon uitstekend ondersteund.’