Bij de Dienst Uitvoering Onderwijs, kortweg DUO, wordt hard gewerkt aan de ontwikkeling van een nieuw geautomatiseerd uitvoeringsproces; het Programma Vernieuwing Studiefinanciering (PVS). Kees Smiers is één van de productowners van dit omvangrijke en complexe project.‘ Quintor moest een belangrijke rol krijgen.’

‘Wij zijn bezig met het bouwen van een nieuw systeem’, zegt Kees Smiers. ‘De huidige processen ondersteunen de uitvoering onvoldoende.’ Kees is werkzaam bij DUO, de organisatie die voor de Rijksoverheid voor het onderwijs een aantal onderwijswetten en –regelingen uitvoert. De uitvoering van de Wet Studiefinanciering 2000 (WSF) moet moderner, sneller, beter en goedkoper. Vandaar dat DUO is gestart met PVS. In PVS verbetert DUO de informatievoorziening en ontwikkelt ze nieuwe processen en systemen voor studiefinanciering. Het moet DUO onder meer in staat stellen om flexibel in te spelen op wetswijzigingen. Ook moeten relevante systeemfunctionaliteiten op een klantportaal kunnen worden gebruikt, zodat studenten online en realtime nog meer zaken zelf kunnen regelen.

Belangrijke vraagbaak

Na een aantal, om uiteenlopende redenen, gestrande pogingen kwam Quintor in beeld. ‘Intern werd vanuit diverse kanten geroepen dat Quintor een belangrijke rol moest krijgen’, blikt Kees terug. ‘Mij werd verteld dat het niet alleen bouwers zijn, maar dat ze ons ook kunnen helpen met de structurering, het maken van keuzes en het realiseren van een goede koppeling naar de business.’ Hoewel DUO en Quintor geen onbekenden van elkaar zijn, kreeg Kees in zijn rol als productowner voor het eerst met het bedrijf te maken. ‘En dat was een leuke ervaring’, glimlacht hij. ‘Vooral ook omdat de mensen van Quintor inderdaad heel snel en duidelijk de verbinding met de business konden leggen. Dat is natuurlijk prettig voor de productowners. Als wij ergens tegenaan liepen fungeerde Quintor voor ons als een belangrijke vraagbaak. Zij ondersteunden ons in eerste instantie met name bij het vertalen van de door ons gewenste functionaliteit naar kleine concrete opdrachten voor de bouwteams. We hebben Quintor gevraagd te helpen de backlog zodanig te structureren dat we wel compleet zouden zijn, maar deze op onderdelen later verder konden uitwerken . Want dat was aanvankelijk, een jaar geleden, voor de planbaarheid onze grootste zorg.’

Op scherp

Van meet af aan werd er in het traject werkende software ontwikkeld, geholpen door de Agile/Scrum methodiek. Na een introductie door Johan Tillema, oprichter van Quintor, was Kees direct enthousiast. Niet in de laatste plaats omdat de methodiek vanuit businessperspectief grote voordelen biedt, zegt hij. ‘Die kortcyclische manier van software ontwikkelen geeft continu inzicht in wat je maakt, hoe het werkt en of het aan de eisen voldoet. Na elke sprint van drie weken kun je, waar nodig, opnieuw prioriteren. Als productowners zijn we zelf baas over de backlog. De business staat bij deze methodiek aan het roer. Dat spreekt mij erg aan.’ Kees roemt de rol van René Boere, Chief Technical Officer van Quintor. Hij omschrijft hem als een businessgedreven techneut die resultaten wil zien, helderheid schept en daardoor de productowners en de bouwteams altijd op scherp weet te zetten. ‘Net als René hebben ook de softwarearchitecten, informatieanalisten en softwareontwikkelaars van Quintor zichtbaar lol in hun werk. Dat is prachtig om te zien. In de bouwteams werken veel Quintorianen. Maar afzonderen doen ze zich zeker niet, integendeel. Het zijn teamplayers die veel werk verzetten en een grote bron van inspiratie zijn voor de mensen van DUO.’

Vlot tempo

‘We zijn nog nooit zo ver gekomen. Voorheen hadden we grote moeite met het in vlot tempo maken van werkende software. Door de invoering van Agile/Scrum, in combinatie met de daadkracht van Quintor, is dat probleem inmiddels getackeld. En gaat er eens wat mis, dan blijft de schade maximaal beperkt tot een onderdeel dat je maximaal drie weken daarvoor hebt neergezet. Maar dan weet je ook direct wat eraan schort. Je kunt probleemloos ingrijpen en aanpassen, zodat je PVS in het vervolgproces nog beter op poten kunt zetten. Dat is gewoon pure winst.’