Fa-med wilde Scrum organisatiebreed invoeren. Met een dominante rol voor de eigen IT-medewerkers. Quintor stelde voor om daartoe een project op te starten. ‘Het was mooi om te zien hoe gedreven iedereen bezig was.’

Ingrid Pol is COO van Fa-med, dé autoriteit op het gebied van medical factoring. De organisatie ontlast jaarlijks circa 4200 zorgaanbieders in hun financiële administratie. Onder meer door namens hen ruim 20 miljoen declaraties te verwerken. ‘In eerste instantie zocht Fa-med een Manager Operations’, vertelt ze. ‘Men bleek echter ook niet tevreden over de ontwikkelingen op IT-gebied. Er werd mij gevraagd of ik ook dat wilde oppakken. Dat wilde ik graag, de combinatie maakt het optimaliseren van de operationele processen tenslotte nog gemakkelijker.’ Binnen Fa-med was men destijds bezig met het ontwikkelen van een nieuw IT-systeem. Het systeem miste echter nog de robuustheid en toekomstvastheid die men voor ogen had. Aan Ingrid de taak om daarin verandering te brengen.

Pragmatisch

Ingrid zocht contact met Quintor, waarmee ze in haar tijd als directeur ICT & Processen bij AEGON meermaals met succes had samengewerkt. ‘Quintor beheerst niet alleen de theorie, maar kan die ook nog eens heel pragmatisch invullen’, verduidelijkt ze. ‘Die hands-on mentaliteit past wel bij mij. Op de IT-afdeling van Fa-med liepen flink wat externen rond. Cru gezegd waren het vooral ‘warm bodies’, van het bedrijf die hen had uitgezonden merkte je weinig tot niets. Uit ervaring wist ik dat Quintor problemen echt samen met de opdrachtgever probeert op te lossen. En dat is precies de reden waarom ik mensen inhuur. Als ze ergens niet uitkomen gaan ze, om tot de juiste oplossing te komen, direct sparren met collega’s van Quintor. Buiten Fa-med om kunnen ze met een probleem of voor feedback altijd terecht bij hun achterban. Niet onbelangrijk, aangezien Fa-med in de kern natuurlijk geen IT- bedrijf is. Het maakt de expertise van Quintor voor mij heel waardevast.’

Hernieuwde samenwerking

Al snel rees de gedachte om Agile/Scrum op een goede manier te implementeren. Bij AEGON had Ingrid daar, vooral door de inbreng van Quintor, goede ervaringen mee. Ze kende de meerwaarde en had veel vertrouwen in de methodiek. ‘Natuurlijk, bij Fa-med werd wel met Scrum gewerkt, maar dan alleen ‘in name only’. Er waren sprints en backlogs, maar de integratie tussen de business en de IT ontbrak volledig. Vandaar dat ik Jan van Beek, COO van Quintor, heb gevraagd om opnieuw te gaan samenwerken. Jan stelde voor om een Scrum project op te starten, met als doel om Scrum Fa-med breed te implementeren. Ikzelf werd productowner en Jan deed de coaching en de begeleiding. Het project werd door andere mensen van Quintor getrokken. Onder meer door Ronald Iwema, die als Scrum Master een voorname rol speelde. Ik vond het belangrijk dat onze eigen mensen volledig conform de werkwijze van Scrum aan de slag gingen. Al onze IT-mensen hebben daarom vooraf een door Jan gegeven workshop gevolgd.’

Aanjager en ervaringsdeskundige

Ingrid wilde het project bij voorkeur voor haar vakantie afgerond zien, zodat direct daarna de implementatiefase kon starten. Die doelstelling werd in zes weken gehaald, in twee sprints van elk drie weken. Ze kijkt dan ook terug op een meer dan geslaagd project. ‘Het was mooi om te zien hoe gedreven iedereen met Scrum bezig was, met name ook de mensen van Fa-med. Iedereen zag de noodzaak ervan in en wilde er het beste van maken. Ik vond het belangrijk dat juist onze eigen mensen daar een dominante rol in zouden vervullen, met Quintor als een soort aanjager en ervaringsdeskundige. Het project is gerealiseerd en nog steeds is Quintor binnen Fa-med nog steeds op diverse fronten actief. Zo is men onder meer bezig met het neerzetten van de best mogelijke IT-architectuur voor onze organisatie, host het een belangrijke applicatie voor Fa-med en ook richt Quintor zich op het professionaliseren van het testen. Op die manier proberen we hun expertise optimaal te benutten.’