Agile/Scrum zonder softwareontwikkeling? Ja, ook dat kan. Kijk maar eens naar de ontwikkelingen bij de Dienst Regelingen van het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV). Een gesprek met projectmanager Berend van Duijvenvoorde van de dienst.

De Dienst Regelingen (DR) is voor een deel verantwoordelijk voor de uitvoering van het Nederlandse landbouw- en natuurbeleid. Voor het ministerie van LNV worden diensten verzorgd op het terrein van onder meer mestbeleid, vergunningen en ontheffingen en financiële-, subsidie– en EU-regelingen. DR wilde de processen beter stroomlijnen. Het moet sneller, efficiënter, gebruiksvriendelijker en goedkoper. Maar hoe? ‘Je kunt natuurlijk allerlei dikke en ingewikkelde rapporten schrijven’, vertelt Berend van Duijvenvoorde, projectmanager bij DR. ‘Maar ik vraag me af of je daar verder mee komt. We hebben het daarom creatiever aangepakt. Er is een project opgestart waarin we met verschillende medewerkers actief nadenken over de invulling van het vernieuwingstraject. Juist geen IT’ers, maar mensen die zich echt met de regelingen bezighouden, waaronder een paar filosofen en architecten. Na verloop van tijd liepen we echter vast in de discussies. Ik ben daarom op zoek gegaan naar iemand die mij kon ondersteunen om zo’n proces te begeleiden. Dat viel niet mee. Jan van Beek van Quintor was eigenlijk de enige die direct en adequaat op mijn vraag reageerde.’

De nieuwe organisatie

Een dag later reden Berend en Jan samen naar een bijeenkomst van DR in Amersfoort. Onderweg legde Jan de principes van Agile/Scrum uit. Berend raakte enthousiast. Dat enthousiasme werd alsmaar groter na een aantal vervolggesprekken en presentaties over de methodiek. Het bleek de start van de ontwikkeling van, zoals Berend het noemt, de nieuwe organisatie. De directie en de managers van DR waren in eerste instantie, op z’n zachtst gezegd, nogal sceptisch over Agile/Scrum. Dat veranderde naarmate de eerste resultaten zichtbaar werden. ‘Medewerkers leren om anders te werken, anders te denken, om samen te werken’, verduidelijkt Berend. ‘Overal in de organisatie worden stukken geschreven over hoe DR eruit zou moeten zien, hoe zaken geregeld moeten worden. Die stukken komen vervolgens bij onze projectgroep terecht, in het DR Lab zoals we het noemen. Daar wordt alles getoetst. Op verschillende manieren laten we de managers zien wat ze bedacht hebben. In de vorm van een presentatie, een rollenspel, een filmpje of soms zelfs een toneelstukje. We maken dingen tastbaar, maar laten ook zien dat bepaalde zaken in de praktijk gewoon niet werken. We geven dan advies over hoe het wel zou kunnen.’

En plein public

In de kern is Berend de Scrum Master van het DR-Lab. Hij heeft diverse cursussen gevolgd en is intensief begeleid door Jan van Beek. Hoewel het Agile/Scrum zonder softwareontwikkeling betreft, zijn de principes vrijwel identiek. Berend: ‘Ook bij het DR-Lab werken we in korte sprints. Met medewerkers uit heel Nederland, van verschillende organisatieonderdelen. Bij elke sprint komt een specifiek thema aan de orde. Elke drie weken leveren we op en dan steeds op een andere vestiging. Dat doen we en plein public, voor alle medewerkers. Dat slaat enorm aan. De zalen stromen voller en voller. Tot grote tevredenheid van de directie. Ook zij zien dat, dankzij de inbreng van Quintor, onze nieuwe manier van werken goed aanslaat.’