Nils Peerdeman, CJIB: ‘Vooral bij die analyse fase speelt Quintor een cruciale rol’

IT is extreem belangrijk voor een organisatie als het Centraal Justitieel Incasso Bureau (CJIB). Als expert op het gebied van innen, incasseren, coördineren en formeren verwerkt het CJIB, een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Justitie en Veiligheid, dagelijks tenslotte enorme hoeveelheden gevoelige gegevens. Om optimaal op nieuwe behoeftes en verwachtingen rond die data in te spelen, wordt al jaren stevig ingezet om de dienstverlening waar mogelijk te digitaliseren. Met succes, want de organisatie vervult binnen de Rijksoverheid op dat terrein inmiddels een voortrekkersrol.

Grootste uitdaging
Nils Peerdeman is bij het CJIB vrijwel vanaf de beginfase nauw bij deze digitale transformatie betrokken. Eerst als projectleider, later als projectmanager van het programma Digitale Transformatie en sinds januari 2020 als opgavemanager IT Voortbrenging. Ook Quintor werd in een vroeg stadium gevraagd om bij te dragen aan het veranderproces. ‘De grootste uitdaging lag en ligt vooral in het helder definiëren van de vraag’, vertelt Nils. ‘Vanuit de business kregen we gelukkig al snel genoeg input om daar invulling aan te geven. Samen met Quintor konden we dus meteen een slag maken met het ontwikkelen van slimme oplossingen. We hebben destijds heel wat laaghangend fruit weten op te pakken, waarmee een stevige basis voor het vervolg is neergelegd.’

Kleine cadeautjes
Eén van de eerste wapenfeiten was het kort cyclisch, dus in kleine stapjes, realiseren van het digitaal loket en het centraliseren van het outputmanagementlandschap. De resultaten bleven niet onopgemerkt, waardoor het draagvlak groeide en er steeds meer financiële middelen aan de digitale transformatie zijn toegekend. ‘In de beginfase werden we echt gezien als een club die losstond van de organisatie’, blikt Nils terug. ‘Maar wel als een club die, mede dankzij Quintor, kort cyclisch resultaat leverde. Veelal waren dit kleine cadeautjes. Als je al die kleine cadeautjes bij elkaar optelt, pak je qua dienstverlening een heel gebied aan. Met de juiste businesswaarde op het juiste moment. Er zit een bepaalde geleidelijkheid en opbouw in, zodat je, indien nodig, tijdig kunt bijsturen. Daarnaast hebben we met Quintor nauwlettend gekeken naar de timing, wat we tegenwoordig de balans tussen vraagfinanciering en sourcing noemen. Is het duidelijk wat we moeten doen en hebben we daar geld voor? En kunnen we het sourcen met de juiste mensen? Pas als er sprake is van een goede balans gaan we daadwerkelijk van start.’

Ontmantelen transactiemodule
In de loop der jaren is Quintor bij het CJIB op steeds meer zogeheten veranderlijnen ingezet. Eén van die veranderlijnen is het ontmantelen van de transactiemodule. Wat is dat eigenlijk voor een project? ‘Verschillende instanties leveren allemaal informatie aan, over bijvoorbeeld mogelijke verkeersovertredingen, die eerst moet worden behandeld voordat het CJIB er daadwerkelijk een zaak van kan maken’, begint Nils zijn uitleg. ‘Een proces dus voorafgaand aan de ‘echte’ processen binnen onze organisatie. De transactiemodule, de naam zegt het al, zorgt ervoor dat de transacties in het verdere interne landschap worden verwerkt. Daar zit nog steeds een enigszins verouderde applicatie onder, die met behulp van Quintor stapsgewijs wordt ontmanteld. Een complex proces, want er lopen enorm veel stromen doorheen. Tijdens de ontmanteling wordt de oude transactiemodule stroom voor stroom omgebogen naar het nieuwe landschap.’

Gemeenschappelijk vertrekpunt
Net als bij andere grote vraagstukken is een doordachte voorfase ook nu een belangrijke succesfactor. Vooral bij die vraagdefinitie, de agile analyse fase, speelt Quintor een cruciale rol, benadrukt Nils. ‘Logisch, want Quintor heeft daarvoor een unieke visie en aanpak ontwikkeld. In de voorfase proberen we scherp te definiëren wat we moeten doen, zodat we vanuit een multidisciplinaire gedachte de juiste stakeholders aan tafel krijgen. De business moet aan tafel, architectuur mag niet ontbreken, evenals Strategie en Beleid. Een brede verkenning dus, met de focus op de ICT component. Naast een aanpak en visie beschikt Quintor tevens over hooggekwalificeerde agile analisten die het proces vakkundig begeleiden en vraagstukken op korte termijn helder definiëren. Dat betekent dat je als Voortbrenging in rap tempo aan de slag kunt om in kleine stapjes en vanuit een gemeenschappelijk vertrekpunt businessfunctionaliteit te realiseren. Terwijl je voorheen allerlei documenten en lijvige projectplannen moest doorspitten om überhaupt een startpunt te creëren.’

Betere schattingen
Inmiddels klopt de agile mindset diep in het hart van alle betrokkenen en wordt de aanpak van informatieanalyse breed omarmd. Er is binnen het CJIB, zoals Nils het omschrijft, een win-win-win-situatie gecreëerd. ’Het is een win-situatie voor mij als opgavemanager IT Voortbrenging omdat ik precies weet wat er op mij afkomt. Tegelijkertijd is het een win-situatie voor de business omdat ze worden uitgedaagd om de vraag heel specifiek te maken. Maar ook is het een win-situatie voor andere onderdelen binnen het CJIB en ketenpartners, omdat we veel beter aan verwachtingsmanagement doen. Simpelweg omdat we betere schattingen afgeven en dus betrouwbaarder en voorspelbaarder worden. En ja, daar wordt iedereen blij van.’